Como definir a estrutura do escritório de gestão de projetos e processos?

A estrutura do EGPP contemplará os seguintes elementos:

  • visão de futuro – sua meta;
  • negócio – clientes e serviços ofertados;
  • proposição de valor – benefícios incorporados à oferta de serviços;
  • funções – atribuições específicas e gerais;
  • organização – recursos necessários.

A definição da estrutura do EGPP começa pela análise de modelos estruturais conhecidos da literatura, a fim de identificar aquele mais adequado para atender as necessidades da empresa.

O EGPP tem o objetivo de implantar metodologias em gestão de projetos, programas e em gestão de portfólio, que podem gerar ganhos econômicos para a empresa. Existem duas necessidades básicas que são atendidas pelo escritório de gestão de projetos e processos:

  • gerir uma relação harmônica entre a empresa e seus projetos;
  • desenvolver competências e maturidade em gestão de projetos com ênfase no alinhamento dos projetos à estratégia e na alocação eficaz dos recursos disponíveis, destacando a gestão de portfólio.

Quais os benefícios do EGPP para a empresa? Em primeiro lugar, o EGPP alinhará mais facilmente investimentos em projetos e processos com os objetivos estratégicos. Assim, a gestão de projetos e processos se torna integrante do planejamento estratégico.

O EGPP busca criar valor para o cliente, mediante aceleração de inovação e melhoria contínua, com eficiência, eficácia e agilidade, por meio de aumento da maturidade em gestão de projetos e processos. Em síntese, os benefícios provenientes da criação de valor com projetos bem-sucedidos:

  • mais qualidade, com produtos, serviços e processos inovadores;
  • mais satisfação do cliente;
  • redução de custos e prazos.

Na Ilustração seguinte, apresentamos as funções gerais do EGPP. Não há uma regra de outro para definição das funções, que, geralmente, dependem do:

  • nível de maturidade da empresa em gestão de projetos – de um modo geral, quanto mais elevado o nível de maturidade em gestão de projetos da empresa, mais descentralizadas tendem a ser as responsabilidades;
  • grau de autoridade que a alta administração lhe deseja conferir – o que faz variar de funções operacionais até estratégicas.

Por fim, a consultoria definirá os recursos necessários ao EGPP, compreendendo: perfil de competências gerenciais, cargos, recursos tecnológicos.

Entre as melhores práticas de implantação do EGPP está a alocação de profissionais com capacidade e experiência sólidas. A definição do perfil se concentra na função do gerente, por ser o principal responsável pelo desenvolvimento e resultados. Como líder da equipe, o gerente de projeto e processos assume, entre outras, as seguintes atribuições:

  • elaborar o plano de trabalho;
  • desenvolver normas de funcionamento da equipe;
  • fazer a comunicação do desenvolvimento do projeto;
  • desenvolver e motivar a equipe;
  • negociar recursos e apoio no âmbito de sua competência;
  • executar o projeto, de acordo com as condições planejadas;
  • exercer o monitoramento e controle.

A escolha do gerente de projeto e processos constitui decisão importante para o êxito do projeto. Em razão dos papéis que desempenha, podemos dividir os conhecimentos e as capacidades requeridos do gerente de projeto e processos eficaz em três domínios interligados:

  • domínio em gestão;
  • domínio empresarial;
  • domínio técnico.

O domínio em gestão compreende dois aspectos:

  • liderança;
  • conceitos, processos e técnicas específicos de gestão de projetos e gestão de processos.

O domínio organizacional contempla conhecimentos da missão, visão de futuro, valores, estratégia, estrutura e processos de negócio da empresa, necessários para facilitar o processo de comunicação e suas relações com diversas unidades administrativas, bem como alinhar os objetivos do projeto com objetivos e estratégias empresariais.

Finalmente, o domínio técnico se sustenta no conhecimento sobre o produto, serviço ou processo a serem criados ou modificados, de grande valia para a credibilidade do gerente de projeto, que precisa, entre outras iniciativas empreendedoras, arquitetar e defender o projeto, contribuir com inovações e melhorias e fazer ajustes necessários (Donato).