Em que vamos ajudar a empresa?

A empresa precisa desta consultoria de estrutura organizacional? Certamente, se a empresa apresenta alguns destes sintomas.

  • Estrutura organizacional não direcionada para proporcionar valor e excelente experiência ao cliente?
  • Gestão estratégica ineficiente?
  • Novos negócios sem estrutura adequada?
  • Estrutura organizacional não incentiva inovações e melhorias?
  • Indefinição de capacidades críticas para a estrutura?
  • Superposição ou indefinição de responsabilidades?
  • Lentidão na tomada de decisão?
  • Indefinição sobre que decisões centralizar ou descentralizar?
  • Perda de economias de escala e escopo (subutilização de recursos)?
  • Excesso de funções gerenciais na empresa?
  • Fracassos e lentidão no desenvolvimento de produtos e serviços?
  • Desintegração entre as áreas?
  • Dificuldade de coordenação e de esforços colaborativos?
  • Indefinição ou avaliação de resultados de unidades administrativas?
  • Sistema de governança e controle ineficiente?
  • Ativos e segurança operacional em alto risco?

Projeto sob medida

Nossa consultoria será projetada sob medida para ajudar a empresa a configurar uma nova estrutura organizacional que fará diferença na solução de problemas e demandas acima, assim como na busca de mais competitividade e melhor governança corporativa.

O desenvolvimento da consultoria em estrutura organizacional envolve as seguintes entregas:

  • diagnóstico da estrutura;
  • nova configuração estrutural;
  • mecanismos de integração;
  • capacidades organizacionais críticas e competências dos executivos;
  • plano de implantação da nova estrutura.

A estrutura organizacional constitui um meio essencial para a lucratividade, o crescimento e o sucesso da estratégia da empresa. Através da estrutura, a empresa: 

  • define divisão do trabalho;
  • atribui responsabilidade e autoridade;
  • estabelecer formas de coordenação e integração do trabalho;
  • define capacidades e competências necessárias para atingir seus objetivos.

Quando pressionadas por mais eficiência, qualidade e intensidade competitiva, as empresas necessitam de uma estratégia fundada em bases sustentáveis e de uma estrutura organizacional eficiente que lhe dê apoio.

Sem estrutura alinhada à estratégia, a qualidade de decisões, produtos e dos serviços cai, conflitos afloram, e resultados empresariais ficam comprometidos.

Quando mudar a estrutura? Mesmo bem concebida, a estrutura organizacional pode tornar-se obsoleta rapidamente. Mudanças nas preferências e poder dos clientes, concorrentes mais agressivos, ameaças de novos entrantes; aquisições, expansão de mercado; novos modelos de negócios, tecnologia, regulamentação e capacidades novos: nova estratégia, nova estrutura! 

Além disso, a estrutura organizacional se mostra ineficiente por erros de concepção, ou se deteriora por motivos menos visíveis tais como subutilização de capacidade gerencial e outros recursos, decisões lentas, desintegração, coordenação e controle ineficazes.

Governança corporativa é uma maneira pela qual as empresas se policiam e se governam. Compreende princípios, estruturas, processos e práticas utilizados de forma ética, para mobilizar pessoas e recursos e realizar objetivos e estratégias e atingir elevados níveis de desempenho. 

Há grande convergência entre alguns princípios de governança corporativa e de estrutura organizacional, tais como responsabilidades e papéis, eficácia, eficiência e controle. Assim sendo, o projeto de consultoria será formatado em acordo com modelo de governança corporativa adotado ou pretendido pela empresa. 

Assim, nossa consultoria tem por objetivo projetar ou aprimorar a estrutura organizacional para alinhar-se à estratégia da empresa e fortalecer a governança corporativa. O projeto fundamenta-se em princípios de estruturação divididos em quatro categorias:

  • princípios de valor;
  • princípios de eficiência;
  • princípios de agilidade;
  • princípios de controle.

Um projeto sob medida para sua empresa

Nosso projeto de consultoria inicia com um diagnóstico de estrutura organizacional, realizado com a participação de diretores e técnicos da empresa, mediante utilização de ferramentas apropriadas.

O diagnóstico terá o propósito de identificar forças, fraquezas e principais desafios da empresa, vis-à-vis princípios de estruturação e boas práticas no mercado. Desse modo, o diagnóstico apresentará a situação da empresa respondendo a questões cruciais para sua lucratividade e seu desempenho.

A estrutura organizacional está alinhada à proposição de valor para o cliente e às políticas de inovação e melhoria?

A estrutura organizacional promove eficiência, definindo com clareza responsabilidades, gestão estratégica e indicadores de desempenho, buscando economias de escala e escopo, sinergia e utilização máxima da capacidade gerencial?

A estrutura organizacional promove a agilidade na realização de atividades, projetos, tomada de decisão, favorecendo integração e esforços colaborativos?

A estrutura organizacional observa critérios de um robusto sistema de controle e gestão de riscos, visando avaliar resultados, proteger ativos, preservar integridade e segurança operacional?

A empresa definiu as competências críticas para atrair pessoas talentosas e atingir bom desempenho? 

Para fazer escolhas críticas e projetar uma nova estrutura organizacional, os resultados do diagnóstico fornecerão, entre outras, as seguintes informações:

  • forças e fraquezas da estrutura organizacional;
  • prioridades estratégicas; 
  • sugestões de mudanças estruturais;
  • critérios para decisões sobre nova configuração estrutural;
  • projeto de consultoria.

O desenvolvimento da consultoria em estrutura organizacional tem inspiração no processo desenvolvido por Kesler e Kates, conforme Ilustração seguinte.

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Em linhas gerais, o desenvolvimento da consultoria em estrutura organizacional possui as seguintes características básicas:

 

  • intenso diálogo entre consultoria e dirigentes da empresa;
  • diagnóstico fundado em condicionantes da estrutura, princípios de estrutura e boas práticas de empresas;
  • aprovação prévia do projeto de consultoria;
  • análise e aprovação da direção da empresa das entregas de cada etapa do projeto de consultoria;
  • avaliação final do trabalho da consultoria.

Sim, queremos um diagnóstico gratuito da estrutura organizacional de nossa empresa e uma apresentação do projeto de consultoria.

 


Criando valor para o cliente

A estratégia é a teoria de competitividade e sucesso da empresa, uma posição exclusiva e valiosa dentro de um setor, exercida através de uma combinação única de recursos e capacidades para atingir objetivos. Enfim, estratégia é a direção e o escopo de longo prazo da empresa.  

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O objetivo central da estrutura organizacional consiste em apoiar a estratégia, de que valor e experiência únicos ofertados ao cliente constituem elementos fundamentais. 

Entendemos não haver supremacia de nenhum tipo estrutural, uma vez que todos os tipos apresentam vantagens e desvantagens em relação à importância estratégica que cada um destes condicionantes pode representar para a empresa: estratégia, tamanho, capacidade das pessoas, linhas de produtos, segmentos de clientes, importância de ganhos de escala, padronização, inovação, controle, conhecimento, globalização, dispersão geográfica, poder dos interessados.

Entretanto, a proposição de valor é um forte condicionante da estrutura organizacional. Nesse sentido, a empresa será mais eficaz quanto mais consistentemente alinhadas à proposição (ou proposições) de valor estiverem funções, processo decisório, estilo de liderança, linhas de autoridade, formas de comunicação, controle e recompensas.

Assim, proposições de valor diferentes (por exemplo, melhor solução, melhor produto ou melhor preço) normalmente requerem processos gerenciais distintos e, portanto, estruturas organizacionais apropriadas.  

A gestão estratégica – criação, execução e avaliação da estratégia –representa, em qualquer empresa, instrumento de governança por excelência, essencial para lucratividade, competitividade e eficácia. 

Assim, a estrutura organizacional terá uma preocupação grande na definição das funções para uma gestão estratégica sólida para a empresa, em torno de planejamento estratégico e gestão de resultados integradores e mobilizadores.

Em longo prazo, o sucesso das empresas depende do crescimento. A inovação – criação de novos produtos e processos através do conhecimento ou de novas combinações de conhecimento existente (Grant) – constitui uma das estratégias mais importantes para o crescimento e vantagem competitiva da empresa em qualquer mercado que atue.

A inovação provém de três fontes essenciais:

  • necessidades do consumidor;
  • desenvolvimento tecnológico;
  • revolucionária. 

Há um consenso de que, provavelmente, não existe caminho único para inovação. Entretanto, a fim de que a empresa seja bem-sucedida em seus esforços de inovação, além cultura organizacional, estratégias e  políticas de recursos humanos estimulantes e consistentes, precisa de estrutura organizacional apropriada.

Uma das alternativas estruturais para promover a aceleração da inovação organizacional o escritório de gestão de projetos.   

Em síntese, à medida que uma empresa cresce, normalmente acaba por adotar uma estrutura organizacional híbrida, ou seja, com mais de um tipo estrutural, de acordo com os desafios que enfrenta. 

Uma vez elaborados os mecanismos de integração, terceira entrega do projeto de consultoria, definiremos, para pôr em funcionamento a estrutura organizacional: 

  • capacidades críticas da empresa; 
  • competências da equipe executiva.

O conjunto de conhecimentos e atitudes para bem executar as capacidades da empresa representam vantagem competitiva sustentável. 

Essa tarefa está relacionada com duas tarefas:

  • definir capacidades críticas da empresa: atividades da cadeia de valores que a empresa deve realizar com alto nível de excelência para ser distinta e competitiva;
  • definir competências da equipe executiva: competências de que os executivos necessitam para bem desempenhar as capacidades críticas da empresa.

A essência dessa etapa do projeto de consultoria requer grande esforço, embora se resuma na tão simples (às vezes, desprezada) recomendação: escolher a pessoa certa para a posição certa!


Gerando eficiência operacional

A divisão do trabalho realizada com base em princípios consistentes representa o cerne da estruturação e governança: quem faz o quê? Quem decide sobre o quê? 

A especialização aumenta o conhecimento, favorece a inovação; a delimitação clara de responsabilidades minimiza conflitos, agiliza decisões, evita desperdício de recursos com sobreposição de atividades. A combinação desses efeitos resulta em crescimento de produtividade.

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Desde sempre, a eficiência representa o objetivo principal da divisão e especialização do trabalho. As oportunidades de eficiência, do ponto de vista estrutural, se encontram principalmente no volume de produção, na homogeneidade de funções, na capacitação dos recursos e localização espacial da empresa. 

Assim, além de outras, três oportunidades especiais de redução dos custos de produção podem ser obtidas na montagem da estrutura organizacional:

  • aproveitamento das vantagens de economias de escala;
  • potencialização de sinergias;
  • maximização do uso da capacidade gerencial.

As economias de escala provêm da especialização, indivisibilidade técnica, economias geométricas, economias de reinício, integração vertical e diversificação. 

Sinergias entre atividades decorrem de afinidades entre as atividades da cadeia de valor em termos de conhecimento, tecnologias e processos.

Já a capacidade gerencial poderá ser otimizada com análise e adoção de uma amplitude de controle apropriada, conforme o tipo de atividade da cadeia de valor.

Em conjunto, esses três caminhos potenciais de eficiência, se aproveitados, permitem: diluição de custos fixos, mais poder de compra, melhores práticas, gastos compartilhados em propaganda, pesquisa, transporte, otimização dos recursos em geral.


Provendo integração e adaptação com agilidade

O ambiente em que empresas operam para criar e entregar valor para os clientes tem mudado drasticamente na última década. Essas mudanças visíveis, que afetam todos os setores econômicos, são caracterizadas por quatro eventos, segundo Hesselberg:

  • volatilidade – a natureza, a velocidade e a magnitude de mudanças não ocorrem em padrão previsível; ou seja, turbulência se torna regra;
  • incerteza – a imprevisibilidade em questões e eventos, tornando arriscado tomar decisões com base em experiências passadas para prever resultados futuros;
  • complexidade – eventos são inter-relacionados; relacionamentos de causa e efeito são raros;  
  • ambiguidade – situações raramente são claras; há uma incapacidade de definir ameaças e oportunidades com precisão.  

Esses eventos são causa e consequência de aceleradas mudanças no mundo dos negócios: avanços rápidos na tecnologia; mudanças rápidas nas preferências dos consumidores; expansão global e intensificação da concorrência; pressão por eficiência em todas as atividades da cadeia de valor, especialmente de desenvolvimento de novos produtos. 

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Nesse contexto, as empresas competitivas são ágeis, adaptáveis e flexíveis,  mostrando superioridade em antecipar mudanças e tomar decisões oportunas; projetar, desenvolver e comercializar novos produtos com rapidez; aumentar a velocidade, a produtividade e a eficiência em processos.

O crescimento das empresas dá origem a um paradoxo estrutural. Por um lado, acresce a complexidade, com a necessidade de especialização das funções e divisão do trabalho; por outro lado, essa especialização provoca o surgimento dos silos organizacionais – fronteiras que dificultam interação, integração e compartilhamento de informações, recursos, capacidades, atividades e riscos entre diversas unidades administrativas, criando barreiras à colaboração e ao trabalho conjunto.

Empresas que requerem diversas especializações, exercício de “poder compartilhado” e esforços colaborativos de unidades administrativas e até de interessados externos, necessitam de fortes mecanismos de coordenação e integração de atividades, de modo que trabalhem em conjunto e não com propósitos cruzados, para solução de questões estratégicas, como planejamento, desenvolvimento de produtos, expansão do escopo geográfico, precificação, resolução de conflitos. 

Além disso, a mobilização e o engajamento das pessoas exigem capacidade de liderança, ou, como denominam Kates e Galbraith, “capacidade lateral” da organização – a habilidade de construir, gerenciar e reconfigurar seus processos e conexões laterais para realizar seus objetivos. 

Os mecanismos de integração funcionam como pontes para quebrar as barreiras erigidas pela complexidade, coordenar esforços de unidades independentes, contribuindo para conferir mais qualidade nas decisões, segurança operacional, motivação, aprendizagem, unidade de propósito e, enfim, atingir objetivos empresariais.

Faremos diagnóstico da situação da empresa, considerando variáveis como custo, tempo, eficácia e maturidade organizacional, para a projeção dos mecanismos de integração adequados, entre os quais citamos: 

  • conselhos;
  • diretoria;
  • papel de ligação;
  • rede;
  • força-tarefa; 
  • equipe;
  • papel integrador.

Empresas ágeis tomam decisões com qualidade e rapidez, distribuindo de maneira adequada responsabilidade e autoridade. Para tanto, a estrutura organizacional e o modelo de governança devem enfrentar um dilema crucial no processo decisório: centralização versus descentralização.

A análise da questão passa, primeiramente, pela discussão do papel dos órgãos centrais de governança, à luz da diversidade do portfólio de negócios da empresa. Em seguida, faz-se a análise das decisões cruciais para alocar responsabilidade no nível hierárquico adequado. 

Muitas vezes, as empresas definem níveis de competências decisórias intuitivamente, considerando especialmente o impacto financeiro. A consultoria utilizará uma ferramenta para possibilitar uma análise mais aprofundada, considerando, entre outras, variáveis como: economias de escala; norma, padronização e controle; custo, impacto financeiro e na imagem; dificuldade e custo de reversão da decisão; benefício, impacto e equilíbrio distributivo; velocidade e diferenças locais.


Garantindo sistema de controle eficaz

A estrutura organizacional deve contribuir para segurança operacional. Este propósito se consegue com um sistema de controle eficaz, que poderá envolver as funções:

  • controle interno e conformidade;
  • gestão de risco;
  • auditoria;
  • ouvidoria;
  • prestação de contas.

A função de controle constitui dimensão importante da estrutura organizacional, uma vez que está intimamente relacionada aos valores consagrados de boa governança corporativa (Rossetti e Andrade):

  • justiça – senso de justiça e equidade no atendimento das demandas de todos os interessados da organização;
  • transparência – fornecimento de maneira consistente e sistemática aos interessados de informações sobre negócios e atos de gestão, de acordo com os limites legais e políticas de governança;
  • prestação responsável de contas – de maneira completa e fidedigna, fundamentada nas melhores práticas contábeis e de auditoria;
  • conformidade – aderência ao cumprimento da legislação, objetivos, políticas e normas da empresa. 

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A segurança operacional e a eficácia das funções de controle explicitadas pressupõem por parte da empresa um forte compromisso em comportar-se com integridade. Para tanto, exige-se da empresa uma cultura empresarial íntegra, que expresse valores norteadores de seu modo de pensar e agir e de práticas de boa governança para satisfação com ação e resultados da empresa dos interessados – clientes, proprietários, acionistas, empregados, credores e sociedade.  

 Dessa forma, a consultoria observará princípios de controle recomendados pelas normas de controle interno e conformidade, seja na divisão do trabalho, seja no provimento de cargos-chaves, para garantir: 

  • eficiência e segurança operacional;
  • aderência à legislação, aos objetivos e às políticas e normas da empresa;
  • proteção dos ativos;
  • proteção contra fraude, desvios, suborno, corrupção e perdas;
  • boa imagem e integridade da empresa.

Com o propósito de favorecer alinhamento estratégia-estrutura, mesmo sabendo tratar-se de uma tarefa essencialmente do planejamento estratégico, a consultoria elaborará uma proposta de indicadores de desempenho para as unidades administrativas, como forma de facilitar o processo de implantação da estrutura e mobilizar os esforços da empresa para seus objetivos estratégicos.

Embora esses indicadores estejam sujeitos a mudanças da estratégia que modifiquem as premissas sob as quais objetivos e metas foram definidos, eles são essenciais para que todos compreendam e compartilhem os resultados esperados da estrutura e se fomente uma cultura de alto desempenho na empresa.

A consultoria busca congruência entre a estrutura e objetivos estratégicos da empresa, de modo que, ao final da implantação do projeto, se defina a contribuição de cada unidade administrativa para entregar a proposição de valor ao cliente e concretizar objetivos, metas e projetos do plano estratégico.

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