Escritório de Gestão de Projetos e Processos

Estabeleça sinergia entre projetos, processos e objetivos estratégicos e obtenha:

  • mais inovação
  • mais qualidade
  • mais produtividade
  • mais maturidade em gestão.

Consultoria em Escritório de Gestão de Projetos e Processos

Por José VARELA Donato

A consultoria em escritório de gestão de projetos e processos tem como premissa estabelecer sinergia entre projetos, processos e objetivos estratégicos, a fim de obter:

  • mais inovação;
  • mais qualidade;
  • mais produtividade;
  • mais maturidade em gestão.

Nossa consultoria consiste em conduzir a empresa para a construção de uma cultura condizente com o desenvolvimento eficaz, eficiente e ágil de projetos e processos e, para tanto, montar ou aprimorar o escritório de gestão de projetos e processos, envolvendo estas entregas:

  • plano de consultoria;
  • estrutura;
  • governança;
  • métodos e recursos;
  • capacitação e melhoria.
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A empresa precisa de um escritório de gestão de projetos e processos?

É possível que a empresa não tenha analisado essa questão com a amplitude necessária. Certamente, a empresa necessita implantar ou aprimorar o seu escritório de gestão de projetos e processos caso apresente alguns dos sintomas abaixo.

SOBRE A EMPRESA

  • Projetos e processos não alinhados aos objetivos estratégicos.
  • Falta de sinergia entre gestão de projetos e de processos.
  • Atrasos inaceitáveis na conclusão de novos produtos, serviços ou processos.
  • Controle ineficaz do portfólio de projetos e processos.
  • Custos fora de controle com inovações e melhorias em produtos, serviços e processos.
  • Empresa desconhece seus níveis de maturidade em gestão de projetos e processos.
  • Capacidade insuficiente para desenvolver projetos e modelar processos de negócios.
  • Muitos conflitos sobre recursos para projetos e processos.

SOBRE A GESTÃO DE PROJETOS E PROCESSOS

  • Critérios de seleção de projetos e processos mal definidos.
  • Relatórios de status e métricas de desempenho de projetos e processos não consolidados.
  • Metodologias de gestão de projetos e processos inexistentes ou não compartilhadas.
  • Melhores práticas de gestão de projetos e processos não aproveitadas ou compartilhadas.
  • Necessidade de consultoria e suporte internos em gestão de projetos e processos.
  • Treinamento ou seleção de gerentes de projetos e processos requerem melhoria significativa.
  • Sem plano para obter níveis elevados de maturidade em gestão de projetos e processos.

Um projeto sob medida para a empresa – nossa proposta de consultoria ajudará a empresa a:

  • construir um escritório de gestão de projetos e processos;
  • solucionar os problemas diagnosticados;
  • elaborar um plano para alcançar elevado nível de maturidade em gestão de projetos e processos.

E por que agrupar, em única unidade, a gestão de projetos e a gestão de processos? Com o agrupamento dessas funções que apresentam fortes afinidades em uma unidade única – o EGPP –, a empresa obterá sinergia e ganhos com:

  • mais produtividade, com economias de escala, redução de custos, devido ao compartilhamento de recursos humanos, tecnológicos e informacionais;
  • alinhamento mais forte entre gestão de projetos, gestão de processos e objetivos estratégicos;
  •  velocidade em aprendizagem empresarial e maturidade de gestão.

As funções de gestão de projetos e gestão de processos normalmente se estruturam de maneira segregada. O escritório de gestão de projetos e processos consistirá em uma unidade administrativa permanente que fornecerá um conjunto de serviços para apoiar equipes de projetos e processos na empresa.

Consumidores sofisticados, intensa competição, complexidade das decisões, magnitude e velocidade de mudanças fizeram as empresas compreender a importância da capacidade em gestão de projetos e processos para criar valor para o cliente e consumidor ao:

  • acelerar inovação;
  • melhorar a qualidade;
  • reduzir custos;
  • aumentar a confiabilidade dos produtos e processos.

As práticas de gestão de projetos e processos têm sido continuamente aprimoradas. Entretanto, estruturas tradicionais dificultam o alinhamento entre iniciativas em projetos e processos e objetivos estratégicos, a integração de esforços das diversas áreas, a avaliação de resultados, a aprendizagem organizacional e a profissionalização.

Diante desse cenário, o escritório de gestão de projetos e processos terá como objetivos centrais:

  • alinhamento entre iniciativas em projetos e processos e objetivos estratégicos;
  • gestão integrada do portfólio de projetos e processos;
  • institucionalização de uma cultura de projetos e processos, favorecendo melhoria dos produtos, serviços e processos, das práticas de gestão e do nível de maturidade da empresa;
  • formação de gerentes de projetos e de processos.

O sucesso da implantação do escritório de gestão de projetos e processos depende de seguir práticas ou garantir condições imediatas, entre as quais destacamos: patrocínio da alta administração, alocação de profissionais capacitados e experientes, reconhecimento da implantação do escritório de gestão de projetos e processos como uma mudança cultural, expectativas compartilhadas dos interessados, implantação mais simples possível, objetivos de melhoria incrementais, aproveitamento das lições aprendidas.

Sim, queremos mais informações ou uma apresentação do projeto de consultoria em escritório de gestão de projetos e processos.

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Consultoria em escritório de gestão de projetos e processos: um projeto baseado nas necessidades da empresa

O plano de consultoria em escritório de gestão de projetos e processos compreenderá cinco tarefas:

  • explicitar benefícios, oportunidades, pressupostos e riscos;
  • constituir a equipe de implantação do escritório de gestão de projetos e processos e sua governança;
  • avaliar a maturidade da empresa em gestão de projetos e processos;
  • definir objetivos, entregas e critérios de sucesso da consultoria;
  • elaborar o plano de comunicação e agenda de trabalho.

A primeira tarefa consiste numa avaliação cuidadosa dos benefícios, custos, oportunidade e dos riscos doe escritório de gestão de projetos e processos, fundamental para obtenção do patrocínio e apoio ao projeto de consultoria por parte da alta administração da empresa.

A segunda tarefa consiste na constituição da equipe do projeto de consultoria e na sua estrutura de governança. Condição essencial para o sucesso do projeto, os membros da equipe devem possuir capacidades condizentes com os desafios.

O planejamento de consultoria em escritório de gestão de projetos e processos fundamenta-se em quatro questões essenciais sobre a gestão de projetos e processos:

  • onde a empresa está;
  • aonde a empresa quer chegar;
  • como a empresa chegará aonde pretende;
  • quão bem ela conseguirá o seu intento.

Ao encaminharmos essas questões, adentramos na terceira tarefa, a avaliação da empresa quanto ao seu nível de maturidade em gestão de projetos e processos, ferramenta de diagnóstico para definição do modelo de escritório de gestão de projetos e processos. Essa avaliação será realizada com participação de diretores e técnicos.

A maturidade expressa o nível da evolução da empresa em gestão de projetos e processos diante de pressupostos, objetivos e métricas estabelecidos. Um modelo de maturidade em gestão permite que a empresa avalie sua capacidade de bem gerenciar, inclusive estabelecer um plano de crescimento para atingir um nível de maturidade desejado.

Assim, a utilização de um modelo de maturidade em gestão de projetos e processos, ao responder àquelas quatro questões, visa:

  • eliminar causas de ineficácia;
  • sintonizar iniciativas entre projetos e processos e objetivos estratégicos;
  • estimular inovação e melhoria contínua;
  • elevar o nível de maturidade da empresa.

Os resultados da quarta tarefa, a definição de objetivos, entregas e critérios de sucesso da implantação do escritório de gestão de projetos e processos, constituirão o farol da equipe para atendimento das expectativas dos interessados e os parâmetros de avaliação de todo o trabalho da consultoria.

Por fim, a consultoria elaborará o plano de comunicação e a agenda de trabalho.

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Consultoria em escritório de gestão de projetos e processos: elaboração de estrutura voltada para inovação

A estrutura projetada pela consultoria em escritório de gestão de projetos e processos contemplará os seguintes elementos:

  • visão de futuro – sua meta;
  • negócio – clientes e serviços ofertados;
  • proposição de valor – benefícios incorporados à oferta de serviços;
  • funções – atribuições específicas e gerais;
  • organização – recursos necessários.

A definição da estrutura do escritório de gestão de projetos e processos começa pela análise de modelos estruturais conhecidos da literatura, a fim de identificar aquele mais adequado para atender as necessidades da empresa.

O EGPP tem o objetivo de implantar metodologias em gestão de projetos, programas e em gestão de portfólio, que podem gerar ganhos econômicos para a empresa. Existem duas necessidades básicas que são atendidas pelo escritório de gestão de projetos e processos:

  • gerir uma relação harmônica entre a empresa e seus projetos;
  • desenvolver competências e maturidade em gestão de projetos com ênfase no alinhamento dos projetos à estratégia e na alocação eficaz dos recursos disponíveis, destacando a gestão de portfólio.

Quais os benefícios do escritório de gestão de projetos e processos para a empresa? Em primeiro lugar, o escritório de gestão de projetos e processos alinhará mais facilmente investimentos em projetos e processos com os objetivos estratégicos. Assim, a gestão de projetos e processos se torna integrante do planejamento estratégico.

O escritório de gestão de projetos e processos busca criar valor para o cliente, mediante aceleração de inovação e melhoria contínua, com eficiência, eficácia e agilidade, por meio de aumento da maturidade em gestão de projetos e processos. Em síntese, os benefícios provenientes da criação de valor com projetos bem-sucedidos:

  • mais qualidade, com produtos, serviços e processos inovadores;
  • mais satisfação do cliente;
  • redução de custos e prazos.

Na Ilustração seguinte, apresentamos as funções gerais do escritório de gestão de projetos e processos. Não há uma regra de ouro para definição das funções, que, geralmente, dependem do:

  • nível de maturidade da empresa em gestão de projetos – de um modo geral, quanto mais elevado o nível de maturidade em gestão de projetos da empresa, mais descentralizadas tendem a ser as responsabilidades;
  • grau de autoridade que a alta administração lhe deseja conferir – o que faz variar de funções operacionais até estratégicas.
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Por fim, a consultoria definirá os recursos necessários ao escritório de gestão de projetos e processos, compreendendo: perfil de competências gerenciais, cargos, recursos tecnológicos.

Entre as melhores práticas de implantação do escritório de gestão de projetos e processos está a alocação de profissionais com capacidade e experiência sólidas. A definição do perfil se concentra na função do gerente, por ser o principal responsável pelo desenvolvimento e resultados. Como líder da equipe, o gerente de projeto e processos assume, entre outras, as seguintes atribuições:

  • elaborar o plano de trabalho;
  • desenvolver normas de funcionamento da equipe;
  • fazer a comunicação do desenvolvimento do projeto;
  • desenvolver e motivar a equipe;
  • negociar recursos e apoio no âmbito de sua competência;
  • executar o projeto, de acordo com as condições planejadas;
  • exercer o monitoramento e controle.

A escolha do gerente de projeto e processos constitui decisão importante para o êxito do projeto. Em razão dos papéis que desempenha, podemos dividir os conhecimentos e as capacidades requeridos do gerente de projeto e processos eficaz em três domínios interligados:

  • domínio em gestão;
  • domínio empresarial;
  • domínio técnico.

O domínio em gestão compreende dois aspectos:

  • liderança;
  • conceitos, processos e técnicas específicos de gestão de projetos e gestão de processos.
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O domínio organizacional contempla conhecimentos da missão, visão de futuro, valores, estratégia, estrutura e processos de negócio da empresa, necessários para facilitar o processo de comunicação e suas relações com diversas unidades administrativas, bem como alinhar os objetivos do projeto com objetivos e estratégias empresariais.

Finalmente, o domínio técnico se sustenta no conhecimento sobre o produto, serviço ou processo a serem criados ou modificados, de grande valia para a credibilidade do gerente de projeto, que precisa, entre outras iniciativas empreendedoras, arquitetar e defender o projeto, contribuir com inovações e melhorias e fazer ajustes necessários (Donato).

Modelo eficaz de governança e controle para o escritório de gestão de projetos e processos

A decisão constitui o cerne do processo administrativo. Por isso, a consultoria definirá a governança da gestão de projetos e processos, que se compõe dos seguintes elementos:

  • tomadores de decisão e suas responsabilidades;
  • fluxo operacional;
  • instrumentos de apoio.

A definição de responsabilidade e autoridade é muito importante para a eficiência
e harmonia na gestão de projetos e processos, em que podemos identificar os seguintes tomadores de decisão: conselho superior, conselho diretor, patrocinador, escritório de gestão de projetos e processos e equipes de projetos e processos.

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Além dos tomadores de decisão acima, existem outros interessados (pessoas ou organizações que podem tomar decisões, demandar ou fornecer recursos, atenção e resultados, ou que são afetadas por esses resultados) na gestão de projetos e processos da empresa. Importante para especificar a estrutura do escritório de gestão de projetos e processos e negociar interesses, uma boa gestão dos interessados compõe-se de quatro tarefas: identificar interessados, analisar suas expectativas e seu poder de influência em relação ao projeto, desenvolver estratégias de satisfação e engajar interessados.

Para que o processo de governança funcione com eficiência, definiremos o fluxo operacional respectivo, que especificará o processo decisório de identificação, análise e tomada de decisão em gestão de projetos e processos.

Por fim, a consultoria conceberá todos os instrumentos de apoio à tomada de decisão destinados a:

  • agendamento e preparação de reuniões;
  • registro das reuniões;
  • comunicação dos resultados das reuniões aos interessados;
  • monitoramento e controle das decisões tomadas.

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Consultoria em escritório de gestão de projetos e processos: projetando métodos e recursos para alinhamento estratégico, qualidade e eficiência

Essa etapa do projeto de consultoria compreende a definição de:

  • métodos de gestão, envolvendo:
    • modelos de ciclo de vida de gestão de projetos (inclusive de desenho e melhoria de processos);
    • critérios de classificação e seleção de projetos e processos;
    • Guia de Gestão de Projetos;
    • Guia de Gestão de Processos;
  • recursos de apoio à gestão, envolvendo:
    • sistemas de informação;
    • softwares.

Métodos de gestão. O escritório de gestão de projetos e processos necessita de métodos de gestão apropriados para, sobretudo, favorecer a eficiência e eficácia de iniciativas, orientar a capacitação dos recursos humanos e construir uma cultura de gestão de projetos e processos.

Modelos de ciclo de vida de gestão de projetos. O Project Management Institute (PMI) desenvolveu e vem aprimorando a metodologia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge), que divide a gestão de projetos em cinco grupos de processos, que formam o denominado ciclo de vida da gestão do projeto, conforme Ilustração abaixo.

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O grupo de processos de iniciação responde a estas questões: qual a oportunidade ou o problema da organização? O que é preciso ser feito e o que será, realmente, feito? Este grupo de processos culmina com a aprovação da seleção do projeto, ou seja, o nascimento do projeto. Define os fundamentos e equipe do projeto e inicia a especificação do produto, serviço ou processo desejado. O resultado principal é o termo de abertura do projeto.

O grupo de processos de planejamento define como será feito o trabalho. O planejamento compreende todos os processos de concepção do produto, serviço ou processo, bem como estimativa, mobilização e gestão dos recursos necessários ao projeto. No planejamento, o termo de abertura do projeto será refinado e completado. O resultado principal é o plano de gestão do projeto.

O grupo de processos de execução compreende os processos de “pôr a mão na massa”, isto é, executar o trabalho estabelecido no plano de gestão do projeto. Para alcançar os objetivos do projeto, sobressai a liderança – processo de mobilização de recursos e desenvolvimento, inspiração, direção, motivação e controle de desempenho de pessoas.

O grupo de monitoramento e controle identifica se o trabalho foi feito, voltando-se para monitorar, analisar e controlar atividades, desempenho e mudanças do projeto, em face das restrições de escopo, custo e prazos, e recomendar ações preventivas e corretivas. Pode envolver negociação de ajustes em seu desenvolvimento.

A avaliação de desempenho constitui força diretiva do comportamento empresarial. Uma boa gestão de projetos e processos contribui para a competitividade e o crescimento da empresa. O desempenho da gestão de projetos e processos pode ser avaliado em torno de dois objetivos:

  • aumento da eficácia: os indicadores medem a variação no produto ou serviço, ou seja, o efeito nos resultados (centrados saídas);
  • aumento da eficiência: os indicadores medem a variação das causas do processo, ou seja, o efeito no uso dos recursos (centrados nos meios, causas).

O escritório de gestão de projetos e processos tem como propósito alinhar investimentos em projetos e processos aos objetivos estratégicos, o qual se inicia já no processo de seleção de iniciativas e se encerra na aferição do desempenho. Por conta disso, o desempenho da gestão pode não ser fácil de medir, em virtude da influência de variáveis (às vezes conflitantes), como natureza e ciclo de vida do projeto ou processo, grupos de interesses, tempo, momento histórico, riscos, sustentabilidade.

Diante da dinâmica da estratégia empresarial e demais fatores intervenientes, os indicadores de desempenho de projetos devem possuir algumas qualificações essenciais (Carvalho; Rabechini Jr.):

  • reforçar os objetivos estratégicos;
  • alinhar-se ao sistema de recompensa;
  • fornecer uma visão balanceada do desempenho;
  • realizar comparações de desempenho;
  • permitir avaliação do desempenho passado e prospectar o futuro;
  • integrar-se longo da estrutura organizacional;
  • ser fáceis de entender, válidos, confiáveis, práticos e consistentes.

Enfim, o grupo de processos de encerramento, preocupado com a qualidade do trabalho, compreende processos relacionados com a finalização do projeto, entre os quais se destacam: aceitação das entregas pelo cliente; documentação; registro das lições aprendidas. O projeto se encerra quando: todo o trabalho é concluído, não há possibilidade de gerar entregas pendentes, o prazo de execução autorizado expirou e não há pedido de prorrogação de prazo. Após o encerramento, ocorre desmobilização, reconhecimento e recompensa da equipe.

Não há ciclo de vida único para gestão de projetos. A complexidade e a incerteza mudaram substancialmente a natureza da gestão de projetos ao longo do tempo, suscitando diferentes tipos de ciclo de vida, cujas similaridades entre si hoje se verificam apenas (Wysocki):

  • na presença daqueles processos;
  • no começo, com a definição do escopo;
  • no fim, com o encerramento.
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Wysocki analisou o panorama da gestão de projetos e, considerando a clareza de duas variáveis dos projetos – meta e solução –, identificou cinco modelos (ou tipos, abordagens) de ciclo de vida de gestão de projetos, conforme Ilustração acima, ordenados pelo grau de incerteza da solução procurada: linear, incremental, iterativo, adaptativo e extremo. Assim, a escolha do modelo apropriado deve levar em conta as características do projeto, sendo a estrutura de requerimentos a característica principal.

A gestão de processos também se vale de outros métodos, entre os quais se destacam (Usirono):

  • engenharia de processos de negócios – utilizada na implantação de uma inovação através de uma mudança radical nos processos, de complexidade, esforço e custos maiores;
  • melhoria de processos de negócios – utilizada na implantação de uma melhoria incremental, de complexidade, esforço e custos menores;
  • seis sigma – conjunto de técnicas que objetivam a redução de custo de processos ou produtos, calcado no processo DMAIC (definir, medir, analisar, melhorar e controlar).

Critérios de classificação e seleção de projetos e processos. O nascimento do projeto constitui decisão tão importante quanto seu desenvolvimento e implantação, especialmente quando projeto concorre com outros por esses recursos escassos.

Diante da escassez de recursos, heterogeneidade de projetos e objetivos estratégicos, a empresa deve classificar e selecionar projetos, diferentes em demanda por recursos, caráter inovador, impactos nos resultados, ferramentas, técnicas e processos gerenciais requeridos. Por isso, a definição de critérios de classificação e seleção dos projetos e processos confere credibilidade à gestão de projetos, porque permite:

  • alinhar iniciativas entre projetos, processos e objetivos estratégicos;
  • tornar a tomada de decisão mais racional, estruturada e transparente;
  • contribuir para eficiência na utilização dos recursos;
  • minimizar conflitos na gestão de projetos.

Projetos são considerados meios para aumentar competitividade e lucratividade da empresa. Dessa forma, os critérios de seleção de projetos serão estabelecidos com base, primordialmente, na contribuição para alcance dos objetivos estratégicos, expressa em criação de valor para o cliente e magnitude de impactos diretos e indiretos (por exemplo):

  • financeiros;
  • inovação e melhoria;
  • competitividade;
  • crescimento.

Os resultados da classificação e seleção de projetos serão determinantes para sua aprovação; entretanto, por mais consistentes e aceitos que sejam os critérios escolhidos, não afastam outras ponderações dos tomadores de decisão, porquanto a avaliação contém subjetividade e, além disso, o modelo de seleção contempla apenas parcialmente critérios para definição de prioridades.

Com os mesmos direcionamentos estabelecidos para projetos, os processos também precisam ser classificados e agrupados para estruturar o portfólio de processos e as atividades de mapeamento, devendo ser escolhidos métodos mais alinhados com a estrutura da empresa (Usirono).

Nesse sentido, citamos classificações de processos mais comuns:

  • estrutura de classificação do Centro Americano de Produtividade e Qualidade: operacionais, gerenciais e serviços de apoio;
  • estrutura gestão de processos de negócios: processo, subprocesso, atividade e tarefa.

Uma vez classificados os processos, estabelecem-se os critérios para constituição e gestão do portfólio de processos, com o objetivo de facilitar a sua otimização. Entre aqueles critérios, citamos graus de importância, maturidade, controle, risco etc.

Guias de gestão de projetos e processos. A consultoria elaborará o Guia de Gestão de Projetos e o Guia de Gestão de Processos, que consolidarão os resultados do trabalho, contendo estrutura, governança, conceitos e métodos do escritório de gestão de projetos e processos. Além de servir como orientação, os Guias ajudam na disseminação da cultura de projetos e processos.

Recursos. Para aumentar a produtividade, a gestão de projetos e processos precisa contar com recursos que permitam monitorar e controlar as atividades e mudanças durante o ciclo de desenvolvimento dos projetos. Nesse sentido, a consultoria em escritório de gestão de projetos e processos:

  • apresentará sugestão de software de apoio à gestão;
  • definirá relatórios de monitoramento e controle;
  • formatará reuniões para discussão do status dos projetos e processos.

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Consultoria em escritório de gestão de projetos e processos: capacitação e maturidade em gestão

Duas tarefas fundamentais serão desenvolvidas pela consultoria em escritório de gestão de projetos e processos:

  • capacitar os gerentes de projetos e processos;
  • elaborar o plano de melhoria em gestão de projetos e processos, a fim de que a empresa atinja o nível de maturidade desejado.

Capacitação dos gerentes de projetos e processos. A capacitação da equipe do escritório de gestão de projetos e processos será definida de acordo com as necessidades da empresa. De antemão, ela se concentrará em temas pertinentes ao domínio de gestão, ou seja, na liderança e nos fundamentos de gestão de projetos e processos.

Plano de melhoria para maturidade em gestão de projetos e processos. Um dos objetivos da consultoria em escritório de gestão de projetos e processos consiste em traçar um caminho para em empresa chegar ao nível mais elevado de maturidade, e não apenas implantar o escritório de gestão de projetos e processos e introduzir melhorias imediatas na gestão de projetos e processos.

Para tanto, elaboraremos plano de melhoria, em que especificaremos as iniciativas necessárias para que a empresa progrida até atingir o nível de maturidade desejado em um determinado período.

O plano de melhoria é de suma importância para a empresa, porque níveis mais altos de maturidade conduzem a melhor desempenho em gestão e alcance de objetivos estratégicos. Além disso, a empresa pode perceber com clareza a evolução de suas capacidades vis-à-vis as melhores práticas.

Entretanto, determinado nível de maturidade somente deve ser perseguido quando os esforços e investimentos da empresa se refletirem em resultados esperados, que, por sua vez, devem encorajar contínua melhoria.

É tempo de construir sinergia entre projetos, processos e objetivos estratégicos para mais inovação, qualidade, produtividade, redução de custos e maturidade de gestão.

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Alinhe estrutura, estratégia e recursos e gere:

  • mais valor para o cliente
  • mais produtividade
  • mais integração e agilidade
  • mais eficácia em controle e governança.